WhatsApp Business: come funziona, quanto costa e come usarlo bene con i clienti

Sono le nove di sera e un cliente ti scrive per sapere se domani sei aperto. Con WhatsApp personale il messaggio si perde tra le chat di famiglia e aspetta che tu lo veda. Con WhatsApp Business parte subito una risposta automatica: «Grazie per il messaggio! Ora siamo chiusi, ti rispondiamo domattina dalle 8.» È un'app separata da WhatsApp normale, pensata per le piccole attività, con strumenti per presentarsi bene e tenere in ordine le conversazioni.

WhatsApp Business è a pagamento?

No: l'app WhatsApp Business si scarica e si usa gratuitamente, su Android e su iPhone. Sono a pagamento altre cose, che a una piccola attività di solito non servono all'inizio: la piattaforma per le aziende, pensata per grandi volumi di messaggi e per il collegamento con altri software, che in genere si usa tramite fornitori specializzati, e alcuni servizi facoltativi, come le inserzioni che aprono una chat.

Per il numero hai due strade: un cellulare dedicato all'attività oppure il numero fisso, che si verifica con una chiamata invece che con un SMS. Lo stesso numero non può essere attivo contemporaneamente su WhatsApp e su WhatsApp Business; se sposti il tuo numero da un'app all'altra, puoi portare con te le chat.

Cosa cambia rispetto a WhatsApp normale

Configurarla bene in mezz'ora

1. Profilo: nome reale dell'attività, categoria, indirizzo o zona servita, orari, una descrizione di due righe, email e sito. Come foto usa il logo o l'insegna.
2. Catalogo: inserisci i prodotti o i servizi più richiesti, con foto, descrizione e, se vuoi, il prezzo. A chi chiede «cosa fate?» mandi il catalogo o un singolo elemento.
3. Messaggio di benvenuto: parte da solo quando qualcuno ti scrive per la prima volta, o dopo molto tempo.
4. Messaggio di assenza: parte fuori orario o quando sei in ferie, e puoi collegarlo agli orari del profilo.
5. Risposte rapide: testi salvati per le domande frequenti, che richiami scrivendo una barra e una parola, per esempio /orari.
6. Etichette: colori e nomi per organizzare le chat, come nuovo cliente, preventivo inviato, ordine pronto, da richiamare.
7. Link e QR code: l'app crea un link breve e un QR code che aprono la chat con te. Mettili sul sito, sui biglietti da visita, in vetrina; per usarli bene su carta c'è la guida sui QR code.

Per il pulsante sul sito, con un messaggio già scritto, leggi la guida sul pulsante WhatsApp. Sui siti realizzati da delegasito le richieste arrivano già anche su WhatsApp, oltre che dal modulo e al telefono: con l'app Business le gestisci con più ordine.

Tre messaggi pronti da adattare

Rileggili ogni tanto: un messaggio di assenza con gli orari dell'estate scorsa fa più danni di nessun messaggio.

Liste broadcast: come funzionano davvero

Una lista broadcast manda lo stesso messaggio a più persone insieme, ma ognuna lo riceve in una chat privata e non vede gli altri destinatari. C'è un dettaglio da sapere: il messaggio arriva solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica. Se un cliente non ti ha salvato, non riceve nulla. Per questo conviene chiedere ai clienti di memorizzare il numero dell'attività.

Usa le liste per avvisi che le persone hanno chiesto di ricevere: le novità della settimana, il pane speciale del sabato, la chiusura per ferie. Evita invece di creare gruppi con i clienti: in un gruppo tutti vedono il numero di tutti.

Buone maniere e privacy

• Scrivi solo a chi ti ha dato il numero per quel motivo. Per i messaggi promozionali serve il consenso della persona; se hai dubbi sul tuo caso, chiedi a un consulente privacy.
• Rispetta gli orari: niente promozioni la sera tardi o la domenica mattina.
• Preferisci il testo ai vocali quando dai indirizzi, orari o prezzi: il cliente deve poterli ritrovare e rileggere.
• Condividi l'account nel modo giusto: WhatsApp Business si può usare anche dal computer e da altri dispositivi collegati, senza passarsi il telefono tra colleghi.
• Rispondi in fretta, anche solo per dire quando risponderai. Chi resta senza risposta cerca altrove: lo spiega la guida sulle chiamate perse.