Modulo di contatto sul sito: come farlo funzionare davvero

Un modulo di contatto rotto non fa rumore. Il cliente compila, preme "Invia", magari vede anche un messaggio di conferma, e aspetta una risposta che non arriverà mai, perché la richiesta si è persa per strada. Poi chiama un concorrente. Il modulo va impostato bene una volta e poi controllato con regolarità, come la cassetta della posta.

Quattro campi bastano

Ogni campo in più è una domanda in più a cui rispondere dallo smartphone, magari in piedi alla fermata dell'autobus. Per la maggior parte delle attività bastano:

1. Nome: anche solo il nome di battesimo.
2. Telefono o email: lascia scegliere, e chiedi almeno uno dei due.
3. Messaggio: uno spazio libero, con un esempio già scritto in grigio, come "Vorrei un preventivo per tinteggiare un appartamento di tre stanze".
4. Un campo utile al tuo lavoro, solo se serve davvero: la data per una prenotazione, il servizio da un elenco a tendina, il comune per un sopralluogo.

Indirizzo di casa, codice fiscale, "come ci hai conosciuto" obbligatorio: tutto questo si può chiedere dopo, quando il cliente ha già deciso di parlarti.

Dopo il clic su "Invia"

Il messaggio che compare dopo l'invio è l'unica prova, per il cliente, che la richiesta è partita. Deve dire che è arrivata, cosa succede adesso e cosa fare se è urgente.

Se il modulo manda anche un'email automatica di conferma al cliente, tienila breve e senza allegati: serve solo a rassicurare.

Dove finiscono le richieste

Il modulo contatti del sito di solito inoltra i messaggi a un indirizzo email, e a volte li salva anche nel pannello di gestione. Chiedi a chi segue il sito tre cose precise:

• a quale indirizzo arrivano le richieste, e se qualcuno lo legge ogni giorno;
• se i messaggi restano salvati anche nel sito, così da recuperarli se un'email si perde;
• da quale indirizzo partono, perché le email inviate automaticamente dal sito finiscono facilmente nello spam se il dominio non è configurato bene.

Per quest'ultimo punto c'è una guida dedicata alle email che finiscono nello spam.

Fuori i robot, dentro i clienti

Un modulo pubblico attira messaggi automatici: pubblicità, link sospetti, testi senza senso. Le difese più comuni sono invisibili per il cliente:

• Il campo nascosto: un campo che le persone non vedono e che i programmi automatici compilano. Se è pieno, il messaggio viene scartato.
• Le verifiche automatiche: controlli che valutano, per esempio, quanto in fretta è stato compilato il modulo o da dove arriva il messaggio.
• Una domanda semplice, come "Quanto fa due più tre?", se le altre difese non bastano.

Evita i rompicapo difficili da risolvere da smartphone: fermano i robot, ma anche i clienti con meno pazienza.

Informativa privacy e consenso

Chi compila il modulo ti lascia dati personali, quindi deve poter leggere l'informativa privacy prima di inviare: di solito si mette un collegamento accanto al pulsante. Se vuoi usare quei contatti anche per altro, per esempio per mandare offerte, serve un consenso a parte, con una casella non già spuntata. Anche un servizio antispam esterno può trattare dati dei visitatori, e va tenuto presente. I principi generali sono nella guida su privacy policy e cookie banner; per il testo adatto alla tua attività, fatti consigliare da un consulente.

La prova del primo lunedì del mese

Una volta al mese, sempre nello stesso giorno, mettiti nei panni di un cliente:

1. Apri il sito dallo smartphone, come farebbe chiunque.
2. Compila il modulo con il tuo nome e la parola "PROVA" nel messaggio.
3. Controlla che compaia il messaggio di conferma.
4. Verifica che l'email arrivi, e dopo quanto tempo: guarda anche nella posta indesiderata.
5. Se è prevista la conferma automatica al cliente, controlla che sia arrivata anche quella.

Rifai la prova dopo ogni modifica al sito, dopo un aggiornamento e dopo un cambio di indirizzo email: sono i momenti in cui è più facile che qualcosa si rompa.

Le richieste non arrivano: dove guardare

Nel frattempo tieni accanto al modulo anche telefono e WhatsApp, così chi non riceve risposta ha un'altra strada. Cosa deve contenere il resto della pagina lo spiega la guida sulla pagina contatti.

Il modulo funziona solo se rispondi

Chi chiede un preventivo spesso scrive a più attività insieme e va avanti con chi risponde per primo. Rispondi entro la giornata lavorativa, anche solo per dire "ti richiamo domani mattina", e tieni pronte due o tre risposte tipo da adattare: una per i preventivi, una per le prenotazioni, una per le richieste fuori zona.