Le tue email finiscono nello spam? Cause, controlli e soluzioni

«Il preventivo? Non mi è mai arrivato.» Poi il cliente controlla e lo trova nella posta indesiderata, tra offerte miracolose e finti corrieri. Se succede una volta può essere un caso; se succede spesso, di solito c'è una causa precisa, e spesso è tecnica: il tuo dominio non dimostra ai servizi di posta che quei messaggi arrivano davvero da te.

Tre controlli dai nomi strani: SPF, DKIM e DMARC

Chiunque può spedire un'email fingendo di essere info@tuaattivita.it. Per difendersi, i servizi di posta controllano alcune impostazioni del tuo dominio, chiamate record DNS, che dicono chi è autorizzato a scrivere a nome tuo. Valgono per gli indirizzi con il tuo dominio, quelli descritti nella guida sull'email professionale. Sono tre e lavorano insieme:

Senza queste impostazioni, o con impostazioni sbagliate, le email partono lo stesso ma arrivano con meno credibilità, e i filtri più severi le mettono da parte. Negli ultimi anni i grandi servizi di posta, come Gmail, hanno reso più rigidi questi controlli, soprattutto per chi spedisce molti messaggi.

La prova da fare in dieci minuti

1. Manda un'email normale dalla tua casella a un indirizzo Gmail e a uno di un altro servizio, tuoi o di un amico.
2. Guarda dove arriva: nella posta in arrivo, tra le promozioni o nello spam.
3. Apri il messaggio ricevuto e cerca l'opzione per vedere l'originale o i dettagli tecnici: molti servizi riportano l'esito di SPF, DKIM e DMARC, con parole come pass (superato) o fail (non superato).
4. Se uno dei tre non è superato, o non compare affatto, hai trovato il punto da far sistemare.

Esistono anche servizi online gratuiti che controllano le impostazioni di un dominio o analizzano un'email di prova: il resoconto è utile da girare a chi gestisce la posta.

Se l'autenticazione è a posto: le altre cause

• Reputazione del server: se la posta passa da un server condiviso con chi manda spam, anche i tuoi messaggi possono pagarne le conseguenze. Qui può intervenire solo il fornitore, oppure si cambia servizio.
• Invii di massa dalla casella normale: la stessa email a centinaia di clienti, magari con tutti gli indirizzi in chiaro, è il modo più rapido per sembrare spam. Per scrivere a tanti destinatari servono strumenti dedicati e il consenso delle persone: ne parla la guida sulla newsletter.
• Contenuto e allegati: oggetto tutto in maiuscolo, toni da offerta aggressiva, un'unica immagine senza testo, link accorciati, allegati compressi o documenti con macro.
• Dominio appena attivato: non ha ancora una storia, e i primi invii vengono guardati con più sospetto. Meglio partire con pochi messaggi normali, uno per volta.
• Il filtro del destinatario: alcune aziende usano filtri molto severi. Chiedere di aggiungerti ai contatti aiuta.

Il caso delle richieste che arrivano dal sito

Se a finire nello spam sono le email del modulo di contatto, spesso il motivo è che il sito le spedisce usando come mittente l'indirizzo del cliente, per esempio mario.rossi@gmail.com. Per i servizi di posta è un mittente falso, e il messaggio viene scartato. La soluzione è far partire le email da un indirizzo del tuo dominio, autorizzato, e usare quello del cliente solo come indirizzo di risposta. Altri controlli utili sono nella guida sul modulo di contatto.

Cosa chiedere a chi gestisce la posta

Le impostazioni si inseriscono nel pannello del dominio, con i valori forniti dal servizio di posta che usi. Se non te ne occupi tu, basta un messaggio così:

Un dettaglio che conta: DMARC va reso severo per gradi. Se si parte subito con l'istruzione di rifiutare tutto ciò che non supera i controlli, e c'è un servizio dimenticato che spedisce a nome tuo, come il programma delle fatture o la piattaforma delle prenotazioni, quei messaggi smettono di arrivare. E ogni volta che aggiungi un nuovo servizio di questo tipo, va autorizzato anche lui.