Email professionale: come averla con il dominio della tua attività

Sul biglietto da visita di tante attività c'è ancora un indirizzo come pizzeria.mario82@gmail.com. Funziona, ma dice poco di te e lega l'attività a una casella personale. Un'email professionale, per esempio info@pizzeriamario.it o prenotazioni@pizzeriamario.it, usa invece il nome del tuo sito. Si attiva in fretta e comunica subito che dietro c'è un'attività vera.

Perché conviene un'email con il proprio dominio

• Fiducia: un preventivo che arriva da un indirizzo con il nome dell'attività viene preso più sul serio di uno scritto da una casella generica.
• Coerenza: sito, email e biglietti da visita riportano lo stesso nome, e il cliente ricorda più facilmente come scriverti.
• Controllo: l'indirizzo dipende dal tuo dominio, non da un account personale. Se un collaboratore se ne va, la casella resta all'attività.
• Ordine: puoi separare le richieste, per esempio info@ per i clienti e amministrazione@ per fornitori e fatture.

Come funziona, in parole semplici

Per avere un'email professionale servono due cose: un dominio, cioè il nome come tuaattivita.it, e un servizio di posta che gestisce le caselle. Spesso chi ti vende il dominio offre anche qualche casella inclusa; in alternativa ci sono suite di posta dedicate, che aggiungono calendario, spazio per i documenti e app per il telefono.

Il dominio è indispensabile. Un'email personalizzata senza dominio, cioè con il nome dell'attività dopo la chiocciola, non si può avere: una casella gratuita ti lascia scegliere solo la parte prima, come pizzeria.mario82@gmail.com, e dopo la chiocciola resta il nome del servizio. Per scrivere da info@pizzeriamario.it serve un'email con un dominio proprio.

Dominio e servizio di posta si collegano con alcune impostazioni del dominio, chiamate record MX: dicono a internet dove consegnare le email indirizzate a te. Si fa una volta sola, di solito in pochi minuti, da chi gestisce il dominio. Se non ti è chiaro cosa siano dominio e hosting, trovi tutto nella guida dominio e hosting.

Come attivarla, passo per passo

1. Controlla il dominio: verifica di averne uno e che sia intestato alla tua attività. Se ancora non c'è, parti dalla guida su come scegliere il nome del dominio.
2. Scegli il servizio di posta: le caselle incluse con il dominio bastano spesso a chi ne usa una o due; una suite dedicata conviene se lavorate in più persone o condividete calendari e documenti.
3. Crea gli indirizzi: pochi e chiari. Meglio info@ e un indirizzo per persona che dieci caselle che nessuno legge.
4. Collega il dominio: chi gestisce il dominio inserisce le impostazioni indicate dal servizio di posta.
5. Configura telefono e computer: le app di posta più diffuse leggono anche le caselle professionali, basta inserire indirizzo e password.
6. Fai una prova: manda un messaggio a un indirizzo esterno e rispondi, per controllare che tutto arrivi in entrambe le direzioni.

Email professionale gratis: si può?

Esistono offerte gratuite, ma di solito hanno dei limiti: poco spazio, pubblicità, nessuna assistenza o condizioni che cambiano nel tempo. E anche quando la casella non costa nulla, il dominio si rinnova comunque ogni anno. Per un'attività conta di più la stabilità: meglio una soluzione economica ma seria che un servizio gratuito che un giorno potrebbe non esserci più.

Gli errori da evitare

• Indirizzi personali per tutto: se usi mario.rossi@ anche per i clienti, quando cambiano ruoli o soci il problema si sposta con la persona.
• Troppe caselle: ogni indirizzo in più è una casella da controllare. Se una non la legge nessuno, meglio eliminarla.
• Password condivise e mai cambiate: se più persone usano la stessa casella, cambia la password quando qualcuno lascia l'attività.
• Dimenticare il rinnovo del dominio: se il dominio scade, smettono di funzionare anche le email. Attiva il rinnovo automatico.
• Trascurare le impostazioni anti-spam: senza alcune configurazioni del dominio, i tuoi messaggi rischiano di finire nella posta indesiderata dei clienti. Ne parliamo nella guida sulle email che finiscono nello spam.

Dove usarla, una volta attiva

Sostituisci il vecchio indirizzo ovunque: sito, scheda Google, profili social, biglietti da visita, firma dei preventivi, fatture. Per qualche mese tieni attiva anche la vecchia casella e controllala, così non perdi i messaggi di chi ti scrive ancora lì.

Se il tuo sito è con delegasito, il dominio è già compreso nell'abbonamento e le caselle si aggiungono sullo stesso nome: trovi tutto nella pagina email con il tuo dominio.