Cambiare web agency o webmaster: il passaggio in quattro fasi, senza perdere niente

Molti cambi di fornitore si complicano per un motivo semplice: la disdetta parte prima di avere in mano quello che serve. Poi il vecchio fornitore risponde a rilento, il dominio risulta intestato a lui, le email spariscono con il vecchio hosting. Che tu voglia cambiare webmaster o agenzia, l'ordine giusto è l'opposto: prima l'inventario, poi la disdetta, poi il trasloco.

Fase 1: l'inventario, prima di tutto

Prima di comunicare la tua decisione, scrivi cosa hai e dove si trova. Ti serve sapere:

• Dominio: a chi è intestato, presso chi è registrato, quando scade.
• Hosting: chi lo paga e con quale contratto.
• Email: quante caselle ci sono, dove sono ospitate, se i vecchi messaggi sono salvati solo sul server.
• Accessi: pannello del dominio, hosting, pannello di amministrazione del sito.
• Backup: una copia completa e recente del sito e dei suoi dati.
• Contenuti: testi, foto originali, logo, documenti scaricabili.
• Account Google: Profilo dell'attività su Google, Search Console, Analytics, e chi ne è proprietario.
• Servizi collegati: sistemi di prenotazione, moduli, newsletter, strumenti per i cookie.

Se qualcosa non è a tuo nome, questo è il momento di chiedere il cambio, quando i rapporti sono ancora distesi.

Fase 2: contratto e disdetta

Rileggi il contratto: scadenza, preavviso, modo in cui va inviata la disdetta, eventuali costi di uscita. Pianifica il passaggio in modo che il nuovo sito sia pronto prima della fine del vecchio contratto, con qualche settimana di margine. Evita di far coincidere il cambio con la scadenza del dominio: un ritardo imprevisto potrebbe lasciarlo scadere. I punti da controllare sono nella guida sul contratto per il sito web.

Fase 3: parlare con il vecchio fornitore

Una richiesta scritta, cortese e precisa ottiene risposte più rapide di una telefonata irritata. Elenca quello che ti serve e chiedi una data. Un esempio da adattare:

Il codice per trasferire il dominio, spesso chiamato AuthInfo o codice EPP, è la chiave del passaggio: la procedura è spiegata nella guida su come trasferire un dominio.

Fase 4: il trasloco, nell'ordine giusto

È la parte che i tecnici chiamano migrazione del sito web, e conviene farla in quest'ordine:

1. Il nuovo sito si prepara a parte, su un indirizzo provvisorio, mentre il vecchio resta online.
2. Se gli indirizzi delle pagine cambiano, si prepara l'elenco dei reindirizzamenti: ogni vecchia pagina deve portare alla nuova corrispondente. Come funzionano è spiegato nella guida su errore 404 e redirect 301.
3. Le email si spostano con cura: le caselle nuove partono vuote, quindi i vecchi messaggi vanno copiati.
4. Il dominio viene collegato al nuovo sito o trasferito, in un periodo tranquillo, non nella settimana più piena della stagione.
5. Si controlla tutto: https attivo, modulo di contatto, pulsanti per chiamare e per WhatsApp, pagine principali da smartphone.
6. Il vecchio servizio si chiude solo dopo le verifiche, e dopo aver salvato un'ultima copia.

Le posizioni su Google durante il cambio

A Google non interessa chi ha fatto il sito: guarda le pagine, i contenuti e gli indirizzi. Per non ripartire da zero:

• mantieni i contenuti che funzionano, soprattutto le pagine che portano visite;
• conserva gli stessi indirizzi quando possibile, altrimenti usa i reindirizzamenti;
• controlla che sul nuovo sito non sia rimasta attiva l'impostazione che chiede ai motori di ricerca di non indicizzarlo, usata spesso durante la preparazione;
• verifica il nuovo sito in Search Console e invia la sitemap.

Anche con un passaggio fatto bene qualche oscillazione nelle settimane successive può capitare, e nessuno può prometterti che le posizioni restino identiche. Quello che puoi fare è non dare a Google motivi per trattare il sito nuovo come uno sconosciuto.

Quanto tempo ci vuole

Dipende da cosa cambi. Spostare lo stesso sito da un fornitore a un altro può richiedere pochi giorni; rifarlo da capo, qualche settimana. Il trasferimento del dominio, di solito, richiede alcuni giorni. Conta anche la collaborazione del vecchio fornitore: per questo conviene iniziare con largo anticipo rispetto alla scadenza del contratto, e scegliere un periodo dell'anno in cui un piccolo imprevisto non ti costa clienti.

La checklist finale

• Il dominio è intestato alla tua attività e il rinnovo è attivo.
• Le email arrivano e partono, e i vecchi messaggi sono al loro posto.
• Il sito si apre in https, da computer e da smartphone.
• Modulo, numero di telefono e WhatsApp funzionano: provali tu.
• I vecchi indirizzi portano alle pagine nuove.
• Search Console è verificata sul nuovo sito, senza nuovi errori.
• Gli account Google hanno te come proprietario.
• Hai un backup del nuovo sito e un'ultima copia del vecchio.