Aggiornare il sito web: cosa cambiare, ogni quanto e chi se ne occupa

È il 3 novembre e la home del bar dice ancora "Orario estivo: aperti fino all'una di notte". Nessuno se n'è accorto, tranne i clienti che hanno trovato la saracinesca abbassata. Un sito non invecchia tutto insieme: invecchia una riga alla volta. Per aggiornare il sito web senza pensarci ogni giorno bastano un piccolo calendario e una persona che se ne occupi.

Contenuti e parte tecnica: due lavori diversi

Quando si parla di aggiornare un sito si mescolano due cose. Ci sono i contenuti: orari, prezzi, foto, servizi, novità, cioè quello che vede il cliente. E c'è la parte tecnica: il software con cui è fatto il sito, i componenti aggiuntivi, la sicurezza. La prima dipende da te, perché solo tu sai cosa è cambiato; la seconda di solito spetta a chi gestisce il sito. Trascurate, fanno danni tutte e due.

Il calendario di un anno

Un esempio per un'attività aperta al pubblico, da adattare alle tue stagioni:

Segna queste scadenze nel calendario del telefono con un promemoria: sono controlli rapidi. E ogni volta che aggiorni il sito, aggiorna anche la scheda Google, così i dati restano uguali ovunque.

Quando cambia qualcosa, subito

Alcuni aggiornamenti non possono aspettare il calendario. Aggiorna il sito il giorno stesso se:

• cambi numero di telefono, email o indirizzo;
• aggiungi o togli un servizio, o cambi un prezzo;
• arriva o se ne va un collaboratore che compare nelle foto o nella pagina Chi siamo;
• chiudi per ferie, lavori o malattia: come comunicarlo ovunque lo spiega la guida sulla chiusura temporanea;
• organizzi un evento, e di nuovo quando l'evento è passato, per toglierlo.

Tieni sul telefono una nota "da cambiare sul sito" e scrivici ogni cosa appena succede: è il modo più semplice per non dimenticare niente.

La parte tecnica che non vedi

Molti siti sono costruiti con un CMS, un sistema come WordPress che permette di modificarli da un pannello. Il CMS, il tema grafico e i plugin, cioè i componenti aggiuntivi, ricevono aggiornamenti che correggono errori e falle di sicurezza. Un sito che non li riceve per mesi diventa più facile da attaccare.

• Prima di ogni aggiornamento tecnico serve un backup, per tornare indietro se qualcosa si rompe: ne parla la guida sul backup del sito.
• Dopo l'aggiornamento va ricontrollato il sito: home, pagine principali, modulo di contatto.
• Il certificato https di solito si rinnova da solo, ma se il browser mostra l'avviso "Non sicuro" bisogna intervenire subito.
• I plugin che non si usano più vanno eliminati, non solo disattivati.

I siti statici, fatti senza CMS, hanno molti meno aggiornamenti tecnici, ma i loro contenuti vanno curati allo stesso modo.

Otto segnali di un sito rimasto indietro

1. Nel piè di pagina c'è un anno passato da tempo.
2. In home compare un evento o un'offerta già scaduti.
3. Le foto mostrano il locale prima della ristrutturazione, o persone che non lavorano più con te.
4. Tra i servizi c'è qualcosa che non fai più, e manca quello che ti chiedono più spesso.
5. La sezione "Novità" si è fermata a due anni fa.
6. I prezzi non coincidono con quelli del listino in negozio.
7. Il browser segnala il sito come "Non sicuro".
8. Da smartphone si legge male e i pulsanti sono minuscoli.

Se ne riconosci molti, forse più che di un aggiornamento c'è bisogno di rimettere mano al sito: la guida sugli errori da evitare con il sito aiuta a capire da dove partire.

Chi se ne occupa, e quanto tempo richiede

Le strade sono tre: lo fai tu dal pannello del sito, se ne hai uno e ti è stato dato un accesso; lo chiedi a chi gestisce il sito, a ore o a intervento; oppure hai un servizio che comprende le modifiche. Cambiare un orario o un prezzo richiede pochi minuti; una pagina nuova richiede soprattutto il tempo per preparare testi e foto, che di solito spetta a te. Con l'abbonamento delegasito le modifiche ai contenuti sono comprese: basta mandare il testo nuovo su WhatsApp.

Qualunque strada scegli, decidi chi è il responsabile. "Lo aggiorna qualcuno" di solito significa che non lo aggiorna nessuno.